Den mänskliga faktorn: Varför Stressade Stina är en säkerhetsrisk

Den vanligaste orsaken till dataläckor är den mänskliga faktorn. 59 % av alla incidenter som rapporterades till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) under 2020 orsakades av små, mänskliga misstag.

Detta trots att många företag och organisationer har säkerhetsprocesser på plats för att förhindra just detta. Så vad är det egentligen som skapar dessa misstag? Låt oss ta en titt på ett typiskt kontor och identifiera några risker.

Mänskliga misstag på kontoret

Vi vill vara tydliga med att dina medarbetare och anställda inte ska ses som risker. Däremot kan ohälsosamma arbetsrutiner göra det lättare för oss att missa saker som vi annars skulle ha fångat. Prioriteringen med cybersäkerhet borde alltid vara: Hur gör jag mina medarbetare till vår största säkerhetsåtgärd?

Upptagna Ulf

Ulf är upptagen… Väldigt upptagen. Han arbetar som revisor på en stor finansbyrå, vilket betyder att han inte har en högsäsong där arbetsuppgifterna hopar sig. Han har ALLTID mycket att göra. Ulf arbetar i regel övertid och skickar e-post var han än befinner sig – på tåget, från en restaurang, från hotellet… Ja, listan kan göras lång. Detta betyder att han ofta använder sig av offentliga nätverk, även om detta inte alltid är det säkraste sättet att arbeta på.

Trötta Tobias

Tobias arbetar som marknadsassistent på en kommunikationsbyrå. Hans dagar är långa och kvällarna alldeles för korta. Att arbeta hemifrån har också rubbat hans balans mellan privatliv och arbete. Tobias tar ett stort ansvar för sitt jobb och arbetar hårt för att inte göra någon i sitt team besviken.

Stressade Stina

Stina arbetar som personalchef på en advokatbyrå. Hon är alltid upptagen med möten och rekrytering. I hennes jobb ingår det att skicka mycket filer och e-postmeddelanden. Stina stannar ofta sent på kontoret för att göra klart pappersarbete och detta har nu pågått under en längre tid. Hon är både slutkörd och stressad.

Hur kan detta påverka säkerheten hos ert företag?

• Stress, många bollar i luften och trötthet påverkar hur uppmärksam och alert du är. Saker som du vanligen skulle upptäcka, faller mellan stolarna och misstag sker.
• Alla dessa symptom skapar också problem med koncentrationen, vilket kan påverka de beslut vi tar. Vi kan till exempel offra säkerhet för att möta en deadline.
• Säkerhetsåtgärder ses som ytterligare ett stressmoment och något som hindrar dig från att utföra ditt arbete.

Detta leder till små misstag som kan medföra stora konsekvenser. Enligt IMY skedde 40 % av alla rapporterade dataläckor under 2020 på grund av felutskickade brev eller e-postmeddelanden. Föreställ dig att du är trött, stressad eller väldigt upptagen och hur enkelt det är att göra misstag som dessa:

• Du skickar ett e-postmeddelande till Per Jonsson i stället för Per Jansson.
• Du bifogar fel fil i ett e-postmeddelande.
• Du råkar sätta en kontaktlista i cc- i stället för bcc-fältet.
• Du är inte helt alert och bifogar integritetskänslig information utan att tänka över det.

Detta är minimala fel som sker inom loppet av sekunder. Ett litet knapptryck är alltså den vanligaste orsaken till dataläckor.

Hur löser vi den mänskliga faktorn?

Det kan kännas som en omöjlig uppgift, men vi lovar dig, så är inte fallet! Som organisation bör du satsa på tre faktorer för att förhindra mänskliga misstag:

1. Ett dataskydd som specialiserar sig på den mänskliga faktorn

2. Medvetenhet

3. Användarvänlighet

Det är mycket lättare att följa uppsatta regler och processer om du förstår hur de fungerar. Satsa därför på användarvänlighet. Du är inte säkrare för att din process är krånglig – tvärtom kan detta medföra stora risker. Vårt råd? Ju enklare desto bättre.

Hur Smartlockr förhindrar den mänskliga faktorn

Det chockar dig säkert inte att höra att vi på Smartlockr fokuserar på just dessa tre faktorer som vi nämnde ovan. Hur gör vi då detta?

Smartlockr är designat för att vara användarvänligt. Detta betyder att du inte behöver använda dig av externa system och program. Vår produkt är en plug-in som fungerar både med Outlook och Gmail. Detta betyder att du och dina kollegor skickar e-post och filer precis som vanligt, bara mycket säkrare!

Dessutom arbetar Smartlockr med att sätta medvetenheten i fokus. Vi gör detta genom notiser som låter användaren veta:

• När Smartlockr hittar känsliga uppgifter i ett e-postmeddelande eller dokument.
• När ett e-postmeddelande är adresserat till någon utanför organisationen.
• När användaren har bifogat en fil.

Förutom detta blir användaren alltid ombedd om att bekräfta mottagare och filer med en- eller tvåfaktorsautentisering, beroende på organisationens säkerhetsintställningar.

Skulle ett e-postmeddelande eller fil trots detta hamna hos fel person behöver du inte få panik. Med Smartlockr kan du enkelt återkalla filer och meddelanden, eller blockera mottagare och filer. Smidigt, eller hur?

Vill du lära dig mer om den mänskliga faktorn och cybersäkerhet? Se vårt webinar med IT-säkerhetsexperten Anne-Marie Eklund Löwinder via länken nedan!