Oj! Jag har skickat ett mejl till fel mottagare. Vad gör jag nu?

Vi har alla varit där – den där hjärtklappande stunden när du inser att du har skickat ett viktigt e-postmeddelande med känslig information till fel person. Till exempel, att välja Peter Johnson istället för Peter Smith. Frågan om hur man återkallar ett e-postmeddelande är vanlig, och det finns goda skäl till det. Denna bloggpost utforskar de strategier och lösningar som finns tillgängliga för att rädda det felaktigt skickade e-postmeddelandet och undvika de potentiellt förödande konsekvenserna av dataläckage.

Svaret är inte alltid så enkelt som att bara trycka på en knapp (om det bara vore så enkelt!). Först och främst: Använder du en säker e-postlösning? Då är det höga odds att du kan återkalla e-postmeddelandet! Om du ännu inte använder en säker e-postlösning rekommenderar vi starkt att du börjar tänka på det.

Hur återhämtning av ett e-postmeddelande kan förhindra dataläckage

E-postlandskapet är fullt av berättelser om oavsiktliga dataintrång. Från autouppfyllnadsblundrar till de fruktade "svara till alla"-misstagen, där alla får njuta av din klients personliga information. 

Ett nyligen fall från hälso- och sjukvårdsbranschen lyfte fram vikten av säkra e-postlösningar. Anställd X hade av misstag skickat en fil till en kollega som inte var auktoriserad att se den. Lyckligtvis hade denna vårdinrättning en säker e-postlösning, vilket gjorde det möjligt att blockera det skickade meddelandet. Innan mottagaren hade möjlighet att se meddelandet hade det redan blivit blockerat. Det kallar vi en välsignelse i förklädnad!

Med rätt verktyg är det möjligt att blockera skickade meddelanden innan de når oauktoriserade ögon och därigenom eventuellt rädda en organisation från allvarliga konsekvenser. Låt oss utforska metoderna för att återkalla e-post i populära e-postklienter.

Hur du återkallar en e-post i Outlook

Om du och dina mottagare alla använder Microsoft Exchange eller Microsoft 365 och är inom samma organisation kan du återkalla eller ersätta ett e-postmeddelande som du har skickat. Följ dessa steg:

1. Gå till dina skickade objekt och dubbelklicka på e-postmeddelandet så att det öppnas i ett annat fönster.
2. Klicka på Arkiv och sedan på Info.
3. Välj Meddelande skickades på nytt eller Återkalla detta meddelande. 
4. Välj ett av de två alternativen:
   1. Radera olästa kopior av detta meddelande.
   2. Radera olästa kopior och ersätt med ett nytt meddelande.

Observera: detta fungerar endast om mottagaren ännu inte har läst meddelandet. Det kommer inte att fungera om e-postmeddelandet har flyttats till en annan mapp.

Hur du återkallar en e-post i Gmail

I Gmail har du bara en kort tid att avbryta det, du kan återkalla ett meddelande inom 30 sekunder efter att ha skickat det. Så här gör du:

1. Efter att du har skickat ett meddelande ser du "meddelande skickat" längst ned på din skärm och möjligheten att "Ångra" eller "Visa meddelandet".
2. Klicka på 'Ångra'.
    

Välj en tidsperiod för att ångra ett meddelande: Om du vill ändra dina inställningar, klicka högst upp till höger för att visa inställningar där du hittar "Ångra sändning". Välj sedan en ångerperiod på 5, 10, 20 eller 30 sekunder.

Om du tänkte "det här låter inte särskilt användarvänligt" har du rätt! G-mails 30-sekunders fönster kan vara ganska oförsonligt om du inser ditt misstag senare. Och som vi alla vet räknas det att skicka information till fel mottagare som ett dataintrång. Trettio sekunder är långt ifrån tillräckligt med tid att rätta till det felet.

Hur du återkallar en e-post med Smartlockr: med vilken e-postklient som helst och utan tidsbegränsning

• Följa e-postmeddelandets resa.
• Blockera en fil.
• lockera en mottagare.
• Blockera hela e-postmeddelandet.

Läs mer om hur du hämtar en e-post med Smartlockr. Smartlockr ger dig mer kontroll än vanliga e-postklienter och minskar risken för dataintrång.

Detta är möjligt oavsett vilken e-postklient en kund använder, så du behöver inte oroa dig för om de använder Gmail eller Outlook. Dessutom, genom att skicka dina filer i en säker miljö, är det alltid möjligt att blockera filen på distans efter att ditt e-postmeddelande har skickats. Det innebär att även om mottagaren har sett länken blir den och dess bilaga värdelös för dem.

Denna extra kontrollnivå minskar risken för dataintrång avsevärt.

Vad du ska göra efter att ha skickat en e-post till fel person

När du inte kan återkalla en e-post är det viktigt att vidta lämpliga åtgärder:

1. Erkänn felet.
2. Förbli lugn och panikera inte.
3. Om e-postmeddelandet inte var känsligt, skicka en uppföljning till den oavsiktliga mottagaren och be dem att radera det.
4. Försök återkalla e-postmeddelandet om din e-postklient stöder det.
5. För känsliga e-postmeddelanden, informera din överordnade, CISO eller IT-teamet.
6. Utkasta ett rättelsemeddelande till den avsedda mottagaren.
7. Lär dig av erfarenheten och vidta förebyggande åtgärder för framtiden.
8. Be om förlåtelse och gör rättelse om det behövs.

Tips som hjälper dig att mejla säkert

Att förhindra e-postmisstag är nyckeln till att behålla förtroendet och säkerheten. Här är några tips för säker e-post:

• Förstå vad som gick fel för att förebygga upprepning i framtiden.
• Handla snabbt om ett misstag inträffar och meddela mottagaren och relevanta myndigheter om det är nödvändigt.
• Använd en säker e-postlösning som minimerar risken för mänskliga fel.
  
  

E-postsäkerhet är en hög prioritet i den digitala tidsåldern. Förmågan att återkalla e-postmeddelanden och implementera säkra lösningar är avgörande för att förhindra dataläckage och deras potentiellt förödande konsekvenser. Genom att följa bästa praxis och använda säkra e-postverktyg kan du avsevärt minska risken för att känslig information hamnar i fel händer.