Oeps, ik heb een e-mail verzonden naar de verkeerde persoon. Wat nu?

Het is iedereen wel eens overkomen, je hebt een e-mail gestuurd naar de verkeerde persoon. Zo'n verkeerd verzonden e-mail wil je dan als het even kan eigenlijk weer intrekken.

Helaas is een mailtje naar de verkeerde ontvanger een erg makkelijke fout om te maken. Je let even niet op en Auto-fill vult de verkeerde naam in. Of je klikt op reply-all terwijl dat niet had gemoeten. En dat zie je natuurlijk altijd pas nadat je op verzenden hebt geklikt...

Vaak is het geen ramp omdat er geen gevoelige informatie in de e-mail staat. Maar als je een e-mail naar de verkeerde persoon stuurt en er staat wel gevoelige informatie in, dan kan dat behoorlijk wat problemen opleveren. Helemaal als je vanuit je werk mailt en het gevoelige gegevens zijn van andere personen. Stel je voor dat je een patiëntendossier of gevoelige financiële gegevens naar de verkeerde persoon stuurt!

Gelukkig kun je een verkeerd verzonden mail terughalen, als je daar tenminste het juiste gereedschap voor hebt. Lees snel verder en je leert precies hoe je met speciale veilig mailen-software en in Outlook en Gmail je verkeerd verzonden e-mail terughaalt of blokkeert.  

Helaas is het terughalen van een verkeerd verzonden e-mail niet altijd even makkelijk. Als je een goede oplossing egebruikt voor veilig mailen, dan kun je daar heb je grote kans dat je de e-mail terug kan halen. Als je nog niet gebruik maakt van een veilige e-mailoplossing dan raden we je van harte aan om hier over na te denken. 

Hoe het terugtrekken van een e-mail een datalek kon voorkomen

De markt zit vol verhalen waar het misgaat bij het verzenden van een e-mail. De verkeerde afzender selecteren met "auto-fill" bijvoorbeeld of klikken op "allen beantwoorden", waar iedereen nu kan meegenieten van de persoonlijke data van je klant. 

Eén van deze voorbeelden kwam bij ons terecht vanuit de zorg. Werknemer X had per ongeluk een dossier verzonden naar een collega die niet bevoegd was om dit dossier in te zien. Gelukkig was deze zorginstelling voorzien van een veilige e-mailoplossing, waardoor het mogelijk was om het verzonden dossier te blokkeren. Vóórdat de ontvanger de mogelijkheid kreeg om het bericht in te zien, was het dus al geblokkeerd. Een geluk bij een ongeluk!

Leer hierover in onze meet the team-serie:

• Menselijke factor in databeveiliging: Vermoeide Vincent
• Menselijke factor in databeveiliging: Bezige Boris
• Menselijke factor in databeveiliging: Gestreste Gerda
• Menselijke factor in databeveiliging: Stellige Stella

Natuurlijk heeft de markt voorzien in de behoefte om dit soort menselijke foutjes te voorkomen. Dit zijn de e-mailoplossingen die het mogelijk maken om een e-mail terug te halen:

• Verzonden e-mails terughalen in Outlook

  In Outlook kun je verzonden e-mails intrekken, maar alleen als de ontvanger ook gebruik maakt van Outlook. Als je ontvanger Gmail gebruikt, hoef je deze instructies verder niet te lezen. Voor diegenen die allebei Outlook gebruiken, lees dan verder! 
  • Ga naar jouw verzonden berichten en dubbelklik op de e-mail om het bericht te openen. Rechtsboven vind je dan 'acties', klik hierop. Als je deze niet ziet, klik dan op de drie puntjes rechtsboven voordat 'acties' zichtbaar wordt.
  • Klik nu op 'bericht intrekken'
  • Je kunt nu alle ongelezen kopieën van het bericht verwijderen en eventueel vervangen door een nieuw bericht.
  
  
  Let wel op: Dit werkt alleen als de e-mail nog ongelezen is door de ontvanger. Tot slot lukt dit ook niet als de e-mail is verplaatst naar een andere map.
  
  
  
  
  
  

• Verzonden e-mails terughalen in Gmail

  In Gmail is het mogelijk om bericht terug te trekken, tenminste als je snel bent. De e-mail kan alleen worden teruggehaald binnen 30 seconden na versturen en ja dat is het maximum! Als je te laat bent om aan de 30 secondenregel te voldoen, dan kun je stoppen met lezen.
  • • Nadat je een bericht hebt verstuurd, zie je 'Bericht gestuurd' onderaan je scherm en de opties 'Ongedaan maken' en 'Bericht bekijken'.
    • Klik op 'Ongedaan maken'
      
      
      
    • Als je je instellingen wilt aanpassen, klik dan rechtsboven op het tandwiel om je instellingen te bekijken, hier vind je 'verzending ongedaan maken'.
    • Kies een tijdsperiode van 5, 10, 20 of 30 seconden.
      
      
      
      

• Verzonden e-mails terughalen met Smartlockr

  Dus hoe zit het met Smartlockr? Wanneer je een e-mail verstuurd met Smartlockr, kun je de hele reis van je e-mail bekijken. Best slim, toch? Maar het heeft ook een ander doel: je weet wanneer je ontvanger je bericht heeft ontvangen en geopend. Smartlockr geeft je daarmee dus de mogelijkheid om: 
  • • Een bestand te blokkeren
    • Een afzender te blokkeren
    • Een e-mail bericht te blokkeren
    
    
  
  Het maakt voor Smartlockr niet uit of je ontvanger Gmail of Outlook gebruikt, dus daar hoef je je geen zorgen over te maken. Daarnaast is het mogelijk om je bestand altijd te blokkeren op afstand nadat je e-mail is verstuurd. Dit is omdat deze bestanden in een veilige omgeving worden verstuurd. Dus zelfs als je ontvanger de link heeft gezien, zijn deze link en de bijlage waardeloos geworden.
  
  Smartlockr biedt je veel meer vrijheid dan standaard e-mailproviders, waardoor de kans op een datalek wordt verkleind. 

De gevolgen van een verkeerd verzonden e-mail

Is het niet gelukt je e-mail terug te halen? Zorg ervoor dat je de onderstaande lijst goed in je opneemt:

• Stuur een e-mail waarin je je verontschuldigt voor wat er is gebeurd. Dit komt niet alleen professioneel over, maar hiermee toon je aan dat je de ernst van de fout inziet.
• Informeer je klanten, afhankelijk van de ernst van het lek, over wat er is gebeurd.
• Het is mogelijk dat je een klant verliest
• Je kunt je baan kwijtraken als het lek grote gevolgen heeft voor de organisatie of
• Er gebeurt niets, omdat je geen melding hebt gedaan van het lek.

Natuurlijk hangt dit allemaal af van wat voor e-mail je per ongeluk hebt verstuurd. Wie wil er nu bijvoorbeeld niet extra mensen voor hun verjaardag?  

De zaak wordt wel serieuzer wanneer je persoonlijke gegevens hebt verstuurd, omdat dit een datalek is die in schending is van de GDPR. In het ergste geval zijn er financiële consequenties en reputatieschade. In het beste geval word je bestempeld als onzorgvuldig en werken je collega's liever niet met je samen. 

Of het lek ook moet worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens, hangt van enkele dingen af. Welke dat precies zijn, vind je hier in de Meldplicht Datalekken.

Tips die je helpen bij veilig mailen

Bij het verwerken van gevoelige informatie kun je niet voorzichtig genoeg zijn. Een ongeluk zit altijd in een klein hoekje. Daarom hebben we deze tips voor je:

• Begrijp waar het fout is gegaan, om herhaling te voorkomen
• Beperk de gevolgen, door gelijk te handelen wanneer er iets is fout gegaan. Controleer of het lek binnen 72 uur moet worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en neem gelijk contact op met de ontvanger.
• Gebruik een e-mailoplossing die je helpt met veilig communiceren. De beste manier om menselijke fouten te voorkomen, is het zoeken naar een oplossing die deze mogelijkheid verkleint.