Waarom veilig mailen een must is voor je organisatie

“Voorkomen is beter dan genezen” is een bekend gezegde. En allemaal weten we dat dit ook zeker waar is. Toch blijken we dit nog niet altijd toe te passen. Zeker organisaties en overheidsinstellingen niet. Zo kwam de gemeente Assen in 2019  in het nieuws, nadat bekend werd dat gegevens van 530 personen naar een verkeerd e-mailadres werden gestuurd. Wij leggen je daarom graag uit waarom het beveiligen van je e-mails een noodzaak ik.

Wat is veilig mailen? Waarom is dit belangrijk? Alles dat je moet weten over veilig mailen

E-mail populair communicatiemiddel

E-mail is voor zakelijke communicatie nog steeds een belangrijk communicatiemiddel. Veel zakelijke – en vooral privacygevoelige- gegevens worden per e-mail gedeeld. Het is dan ook belangrijk dat deze gegevens beveiligd worden verstuurd.

De invoering van de AVG in 2018 maakte organisaties bewust van het correct verwerken van deze privacygevoelige gegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens kreeg in 2021 in totaal 24.866 meldingen van datalekken. Dat is een stijging van 4% ten opzichte van 2020. 

Volgens IBM was een menselijke fout een factor in 95% van alle datalekken.

Meldingen datalekken per sector

Hieronder vind je een overzicht van datalekken per sector:

Vooral de zorgsector bleek een groot aandeel te hebben in het aantal datalekken (37%).

Op de tweede plek staat de sector openbaar bestuur (23%) en op de derde plek de financiële sector (11%).  Vooral in de zorg is dit niet wenselijk, gezien deze sector de gegevens van vrijwel de gehele Nederlandse bevolking verwerkt. Lees meer over veilig mailen in de zorg.

Beeld je eens in wat de gevolgen zijn van een datalek: niet alleen kan je te maken krijgen met torenhoge boetes, maar vooral ook de schade aan de gedupeerden en je organisatie. Dit wil je natuurlijk niet.

Veilige communicatie begint bij het beveiligen van de e-mail

Privacygevoelige gegevens die worden verstuurd, moeten dus goed beveiligd worden. Maar waarom is e-mailbeveiliging dan zo belangrijk? Zoals eerder gezegd, ontstaan de meeste datalekken door het versturen van gegevens naar de verkeerde persoon. Als dit risico wordt weggenomen, verklein je de kans op een datalek.

Maar dat is nog niet alles:

• Menselijke fouten worden gemaakt door gebrek aan bewustwording. Als hier op wordt ingespeeld, zal je alerter zijn bij het versturen van gegevens. Pas wanneer er een check is geweest op de juiste ontvangers  en de juiste bijlagen, zal de kans op een lek worden verkleind.
  
  
• Is er alsnog iets fout gegaan? Ook dan is het belangrijk de gevolgen te beperken. Met de juiste oplossing voor veilig mailen moet het mogelijk zijn om foutief verzonden e-mails terug te trekken. Zo kan je voorkomen dat informatie alsnog wordt gedeeld met onbevoegden.
  
  
• De invoering van de AVG verplicht organisaties om persoonsgegevens op de juiste manier te verwerken. Als een datalek is ontstaan, moeten organisaties kunnen aantonen dat de juiste organisatorische maatregelen zijn getroffen: het beveiligen van de communicatie, in dit geval e-mailverkeer, hoort daarbij. Als dit niet het geval is, kunnen de gevolgen in alle opzichten enorm zijn. Do we need to say more?

Het op de juiste manier beveiligen van e-mails voorkomt een hoop nare gevolgen. Niet alleen worden privacyrechten van betrokkenen geschonden, de gevolgen voor je organisatie zijn ook zeer vervelend. Lees meer over veilig mailen.