[Checklist] Hoe je via e-mail veilig privégegevens kunt delen

E-mail is een snelle en makkelijke manier om privégegevens te delen. Maar dat gemak komt wel met een paar nadelen. Een e-mail schrijven en verzenden is namelijk net zo makkelijk als er een fout bij maken.

De verkeerde bijlage, de verkeerde ontvanger, of zonder het te beseffen op de reply all-knop drukken. In deze checklist voor het veilig verzenden van een e-mail volgens de AVG-richtlijnen kun je kijken of je het goed doet, of dat er misschien ruimte is voor verbetering in hoe je mailt.

Jouw checklist voor veilig e-mailen

1. Controleer de ontvangers
2. Gebruik geen autocomplete
3. Vermijd gevoelige gegevens in de onderwerpregel
4. Is de ontvanger bevoegd om het te lezen?
5. Moet de e-mail worden versleuteld?
6. Stel een sterk wachtwoord in en gebruik 2FA
7. Gebruik een hulpmiddel

Klik hier om de Checklist Veilig Mailen te downloaden (pdf)

1. Controleer de ontvangers van de e-mail

Als je per ongeluk de verkeerde persoon of personen mailt en je verzendt persoonlijke gegevens, wordt dit al gezien als een datalek. Zorg ervoor dat je de ontvangers altijd driedubbel controleert. Het is helaas erg makkelijk om per ongeluk op reply all te drukken terwijl je dat niet had moeten doen.

2. Autocomplete is je vijand

Iets anders waar je op moet letten is het gebruik van autocomplete. Je begint de naam te typen van de persoon aan wie je wilt mailen en je e-mailprogramma stelt een van je (recente) contacten voor. Dat is makkelijk! En erg gevaarlijk. Autocomplete is niet slim en weet niet naar wie je schrijft.


Gevoelige gegevens verzenden? Drink een kop koffie voordat je op verzenden klikt en neem de lijst met ontvangers door voor een derde controle. 

Met slechts een paar letters krijg je al een contactpersoon die lijkt te kloppen. Maar bedenk eens hoeveel mensen je kent met dezelfde voor- of achternaam. Dat gaat zeker mis! Let dus goed op, of schakel autocomplete als het mogelijk is gewoon uit.

3. Zet geen gevoelige gegevens in de onderwerpregel

Veel mensen hebben kleine pop-upmeldingen op hun computer of mobiel die de onderwerpregel van een e-mail laten zien. Wat nu als er een e-mail met een zeer gevoelig onderwerp opduikt tijdens een belangrijke vergadering? Iedereen kan dat zien! Zorg er dus voor dat je niet te veel vertelt in het onderwerp zodat je niet per ongeluk privégegevens deelt.

4. Weet je zeker dat je de informatie naar deze persoon mag verzenden?

Zelfs als je 100 procent zeker bent dat je de juiste ontvanger hebt, denk dan twee keer na als je privégegevens verzendt. Mag deze persoon die gegevens eigenlijk wel zien? Vooral in de gezondheidszorg, bij de overheid en in de financiële en juridische sector kan het voorkomen dat de ontvanger geen toegang zou moeten krijgen. Controleer bij twijfel altijd dubbel!

5. Versleutel je je e-mail en bijlagen?

Als de informatie in je e-mail of bijlagen gevoelig is, kun je die beter versleutelen. Soms is het zelfs wettelijk verplicht. Als je niet zelf kunt versleutelen, overweeg dan een dienst als Smartlockr, die al het werk voor je doet.

6. Bescherm je e-mailaccount met een uniek wachtwoord (en 2FA)

Dit lijkt misschien een no-brainer, maar veel mensen gebruiken nog steeds wachtwoorden als 'qwerty' of '123456'. Door je eigen unieke wachtwoord te maken, wordt de kans dat je account binnen enkele seconden wordt gehackt enorm verkleind.

Een goed, sterk wachtwoord is de beste eerste verdedigingslinie. Stel twee-factor authenticatie in, en je creëert een tweede, nóg sterkere muur.

Nog beter, stel twee-factor authenticatie in voor je account. Zelfs als een kwaadwillende hacker je wachtwoord in handen krijgt, heeft die nog steeds geen toegang tot je e-mailaccount.

Bonus: Wil je er zeker van zijn dat je altijd op de juiste manier e-mailt?

Het lijkt misschien veel om al deze regels te volgen. Als je er echt zeker van wilt zijn dat je privégegevens verzendt zoals het hoort, dan is Smartlockr misschien de perfecte tool voor je. Wij controleren de ontvangers en beveiligen e-mails en bijlagen automatisch. En natuurlijk is alles ook nog eens versleuteld.

Benieuwd hoe Smartlockr al het bovenstaande voor je kan doen en je leven makkelijker kan maken? Boek hieronder je gratis demo!