Gislaveds kommun: ”Det ska vara lätt att göra rätt.”

Gislaveds kommun har under de senaste åren arbetat med att bygga upp en nätverksstruktur och en digital infrastruktur. Något de ligger i framkant med i Sverige. Henrik Linde, IT-chef, på Gislaveds kommun beskriver att det var dels detta som gjorde att de började se sig om efter en lösning för säker kommunikation och som till slut landade i att de valde Smartlockr.  

Henrik Linde, IT-chef - Gislaveds kommun

Men behovet lyftes även direkt från de olika verksamheterna inom kommunen och det gällde framför allt en möjlighet att kunna skicka säkra filer. På ett enkelt, moderniserat sätt som fungerade för alla: Från undersköterskor till gymnasielärare. 

”Vi har ju historiskt kört via FTP-server och alla verksamheter har hittat sina olika arbetssätt. Vi har inte haft någon homogen lösning över hela kommunen. Då kände vi att det var dags att ta ett steg tillbaka och försöka hitta en gemensam lösning som är oberoende av var du befinner dig i verksamheten.” 

“Vi såg att det här är ett verktyg som gör att vi kan lösa vår problematik idag och att vi inte behöver kolla två år framåt.”

Man vinner mycket på ett integrerat arbetssätt

Precis därför var det även viktigt för Gislaveds kommun att skapa ett enkelt arbetssätt som inte hindrade det dagliga arbetet. Henrik menar att Smartlockrs användarvänlighet och integration till deras befintliga Microsoft-miljö därför bidrog mycket till att de valde att arbeta med oss.  

”I det här valet måste man hela tiden ta vara på sitt digitala arv. Alltså, hur känner våra medarbetare? Orkar de ytterligare en lösning? Det blir bara fler och fler digitala verktyg och till slut finns det en trötthet ute hos användarna.  

Man vinner mycket på att integrera en sådan här lösning med ett arbetssätt som redan existerar. Då kan man säga till användarna att det här kommer att fungera precis som vanligt. Vi kommer med Smartlockrs hjälp att se till att säkerheten triggas och att saker och ting skickas automatiskt på olika sätt som vi sätter upp ett regelverk kring. Men du gör det i ditt normala arbetsflöde som du har när du skickar e-post eller filer.”  

“När jag kollade på alternativen till Smartlockr var det mer traditionella lösningar med egna uppsättningar, och egna silos och det var nya klienter för meddelanden och så vidare. Det kändes väldigt gammaldags för mig.”

En enkel användarupplevelse 

Då är ju själva frågan: Vad har användarna i Gislaveds kommun tyckt sedan Smartlockr infördes? Vad har IT-avdelningen fått för feedback från de som använder lösningen i sin vardag? Henrik berättar att den har varit mycket positiv! 

”För användarna är det ingen stor grej att använda Smartlockr. Det är tydligt att se hur det blir integrerat i arbetssättet. Det är ingen tidstjuv för användarna. 

Den primära feedbacken vi får tillbaka är den här enkla användarupplevelsen. Och det är ju det man uppskattar.” 

Källa: https://www.linkedin.com/company/gislaveds-kommun/ 

Minskat tryck på användarrelaterade åtgärder

Henrik menar att Gislaveds kommun även har sett en stor ökning av kommunikation som skickas säkert, vilket visar på att plattformen faktiskt används. Från att ha varit cirka 5 %, uppskattar Henrik idag att upp mot 25 % av deras kommunikation nu är säkrad.  

”Det här ligger ju mycket i att det inte en är ny klient för användarna. Du ska inte göra på något nytt sätt. Med integrationen i det befintliga verktyget blev det så mycket enklare.” 

Ytterligare en positiv konsekvens till det förenklade, integrerade arbetssättet är att även IT-avdelningens jobb har underlättats. 

”Vi får betydligt mycket mindre användarrelaterade åtgärder. Innan behövde vi lägga ganska mycket manuellt arbete på att hjälpa olika avdelningar och enheter med att skicka filer och den typen av problemlösning.  

Nu, när vi kan erbjuda det här verktyget i stället, har den problematiken har nästan helt försvunnit. Och allt efter att vi gör implementeringar i fler verksamheter så försvinner den bara mer och mer och mer. För oss har det varit jättebra.” 

En transparent dialog lägger grund för en långvarig relation 

Henrik menar att en stor del i hur bra Smartlockr har fungerat för dem hittills är den dialog och kontakt som de har haft med Smartlockrs kundtjänst och -support. Både under införandeprocessen, men även efteråt.   
  
”Man vill gärna lära känna en ny leverantör och ha inledande diskussioner för att se så att både ni vet vilka vi är och vad vi har för behov. Men också så att vi känner oss bekväma i er som leverantör. Det är ju för att vi vill säkra upp och förhoppningsvis ha en långvarig relation.  

Det känner jag att vi har kunnat ha och det märker jag ju också i mina medarbetare som har haft hand om införandeprojektet och den dialog som vi har regelbundet.  

Vi ger feedback, ni ger feedback och vi kan ha en dialog med er om något dyker upp. Man har hela tiden det här utbytet som måste vara ganska transparent så att båda parter är nöjda och man vet vad det är man får. Det har vi varit jättenöjda med.”

“Införandeprocessen var väldigt smärtfri!”

Skulle Gislaveds kommun rekommendera Smartlockr? 

Sist men inte minst måste vi såklart även fråga: Skulle du rekommendera Smartlockr till andra som letar efter ett sätt att kommunicera säkert? 

”Ja, det skulle jag absolut göra. Och det skulle jag göra med tanke på vad man har för lösningar att utgå ifrån. Men kommer man från den här mer traditionella Microsoft 365-miljön, där man använder Outlook och så vidare, skulle jag säga att det här är ett väldigt, väldigt bra alternativ. Just för hur smidigt det är att få in i verksamheten. Detta gjorde att det trappsteget inte blev så stort som det kan bli med andra alternativ.” 

Vill du veta mer om hur Smartlockr kan hjälpa din organisation? Boka en gratis konsultation med en av våra experter för säker e-post.